Qualifikation & Arbeitstechniken

Sieben häufig auftretende Probleme beim Delegieren

Sieben häufige Probleme beim Delegieren

Sieben häufig auftretende Probleme beim Delegieren

Achte darauf, sie zu vermeiden

Achim hat gerade seiner Chefin die Menükarte übergeben. Er hat das Catering für den geplanten Abschlussball des Kongresses in Eigenregie organisiert. Die Chefin strahlt über beide Backen: „Ja, das ist genau richtig für unsere Gäste. Schön, dass Sie sich zugetraut haben, das Menü selbst zusammenzustellen und das richtige Angebot auszuwählen. Sie haben diese Herausforderung sehr gut gemeistert.“ Ja, das geht runter wie Öl und lässt auch Achim strahlen. Es war viel Arbeit und auch etwas ungewohnt für ihn, dass er über soviel Budget für das Catering verfügen konnte. Zuerst war er skeptisch, ob er dieser Aufgabe gewachsen ist. Jetzt ist er sich sicher: er hat einen wesentlichen Beitrag für die Abschlussfeier geleistet.

Im heutigen Artikel möchte ich näher auf die Probleme eingehen, die  beim Delegieren auftreten können.

 

1) Delegieren an den falschen Mitarbeiter

Wenn du die Aufgaben an jemanden delegierst, der nicht die Fähigkeit hat, die Aufgabe umzusetzen, wirst du mehr Aufwand damit haben. Also ich meine, wenn die Person nicht in der Lage ist, sich das Wissen oder die Fähigkeiten zur Ausführung der Aufgabe anzueignen. Dass die Aufgabe an den falschen Mitarbeiter delegiert wird, kommt häufig vor. Wenn man zum Beispiel ein Thema aus der Öffentlichkeitsarbeit an einen schüchternen oder zurückgezogen Mitarbeiter delegiert, der überhaupt nicht fachlich qualifiziert ist. Dieser Mitarbeiter bzw. Kollege kann diese Aufgabe schlecht ausführen. Weiterhin sinkt die Motivation, wenn man sich selbst nicht kompetent für die Aufgabe sieht. Wähle Mitarbeiter oder Kollegen aus, die der Aufgabe gewachsen sind. Überlege, ob sie die nötigen Fähigkeiten und auch das Mindset haben, die Aufgabe in der vorgegebenen Zeit abzuschließen.

 

2) Aufgabe ist zu komplex, es gibt viele Rückfragen

Ein weiteres Problem bei der Delegation ist, wenn der Mitarbeiter sehr häufig nachfragt um zu verstehen, was er tun muss.  Dies ist meist dann der Fall, wenn die Aufgabe für den Delegationsnehmer nicht überschaubar ist. Dann kannst du dir überlegen, ob die Aufgabe vielleicht viel zu komplex ist und sie deswegen an dich rückdelegiert. Achtung auch bei Monkey Business.

Überlege dann, ob es Sinn macht, die Aufgabe an mehrere Personen zu delegieren.

Überlege, ob du die Aufgabe in kleinere Pakete herunterbrechen kannst. Prüfe vorher, ob der Mitarbeiter bzw. Kollege die Aufgabe alleine bewältigen kann. Wenn ihm Rechte oder Befugnisse fehlen, dann solltest du über das notwenige Empowerment dafür sorgen, dass der Mitarbeiter/Kollege auch die nötigen Rechte hat, die Aufgabe umzusetzen (z.B. Budgetverantwortung, IT-Rollen etc.) Je mehr Rechte und Verantwortung dein Mitarbeiter übernimmt, desto wertiger ist die Aufgabe. Hier finde ich, sollte man auch die Tätigkeit entsprechend entlohnen. Kollegen übernehmen gerne höherwertige Aufgaben bei gleichem Gehalt. Hier musst du also zusätzlich abwägen, ob die übertragene Aufgabe im Rahmen der vereinbarten Tätigkeit bleibt oder nicht.

 

3) Du delegierst nur Routineaufgaben und machst die Prestigeaufgaben alle selbst

Das dritte Problem, welches beim Delegieren auftreten kann, ist, dass du immer nur Routineaufgaben und langweilige Jobs delegierst und die Prestige-Aufgaben für dich behältst. Auf diese Weise machst du deine Mitarbeiter oder deine Kollegen unglücklich. Prüfe also bei deinen Delegationen, dass du auch höhere Aufgaben, die wichtig für die Karriere sind weiterdelegierst. Denke daran, dass die Mitarbeiter sich auch profilieren wollen. Meine Empfehlung ist, dass du am besten beide Aufgaben zu gleichen Teilen delegierst und auch einige selbst erledigst. Das Verhältnis sollte stimmen.

 

4) Delegation ohne Verantwortung / Empowerment fehlt

Ein weiteres Problem sehe ich darin, dass du bei der Delegation zu wenig Handlungsspielraum überträgst. D.h. der Mitarbeiter, der beispielsweise ein Catering organisieren soll, hat keine Befugnis entsprechende Verträge zu schließen. Fehlt dem Delegationsnehmer die Entscheidungsgewalt oder andere Befugnis, hat er nicht genug Empowerment, um die Aufgabe entsprechend auszuführen.

Schneller geht es, wenn du bei der Delegation daran denkst, den Handlungsspielraum der Kollegen entsprechend anzupassen. Empowerment für mehr Entscheidungsbefugnis sollte auch mit der Annahme der Verantwortung des Mitarbeiters einhergehen. Sonst hast du ein weiteres Problem. Dass bei mehr Empowerment auch das Gehalt  entsprechend angepasst werden sollte, habe ich oben schon erwähnt.

 

5) Mitarbeiter haben nicht genug Zeit, die Aufgabe umzusetzen.

Wenn du deinen Mitarbeitern nicht die Erlaubnis gibst, dass er genug Zeit hat sich mit der Aufgabe zu beschäftigen, wird die Delegation nicht gut umgesetzt. Gib deinen Mitarbeitern bzw. Kollegen die Freiheit zu lernen, wenn sie neue Aufgaben übernehmen. Alles was neu ist, benötigt einige Zeit. Man muss die Änderung der Anforderungen erstmal begreifen, bevor man an die Umsetzung/Erledigung der Aufgabe geht. Wenn man genug Zeit hat, die Aufgabe zu verstehen, ist die Erledigung viel einfacher. Weiterhin ist es wichtig dass, du dem Delegationsnehmer Vertrauen signalisierst und auch dass er die Möglichkeit hat, an der Aufgabe zu wachsen und zu lernen.

Plane also ausreichend Zeit für die Erledigung der Aufgaben ein.

 

6) Mangel an Vertrauen

Das sechste Problem ist, dass du dem Delegationsnehmer nicht vertraust. D.h. du schätzt ihn nicht so ein, dass er die Aufgabe eigenständig erledigen kann. Das kann daran liegen, dass du dich vielleicht kompetenter oder erfahrender für die Aufgabe fühlst.  Der Mitarbeiter bzw. Kollege wird es spüren, dass du denkst, du bist eigentlich der jenige der die Aufgabe besser erledigen kann. Dies wirkt nicht gerade motivierend auf den Delegationsnehmer.

Delegiere also nur Aufgaben, von denen du sicher bist, dass der Delegationsnehmer sie sofort erledigen oder an den Aufgaben wachsen kann.

 

7) Delegation ohne Wertschätzung

Schließlich erlebe ich es immer wieder, dass delegierte Aufgaben korrekt in der Zeitvorgabe erledigt werden. Oft ist das Ergebnis sogar besser wie erwartet. Schade ist dabei, dass oft vergessen wird, die Erledigung der Aufgabe entsprechend zu würdigen und wertzuschätzen. Meiner Meinung nach sollte das selbstverständlich sein, ist es aber nicht.

Denke also immer daran, den des Delegationsnehmers wertzuschätzen, egal wie gering seine Leistung war.

 

Fazit

Ich wünsche dir, dass du bei deinen Delegationen diese Probleme nicht hast, bzw. diese versuchst zu vermeiden. Das Verhältnis zum Delegationsnehmer wird so nicht belastet und kann immer besser werden. Falls du noch weitere Probleme beim Delegieren kennst, lass uns diese gerne in den Kommentaren diskutieren.

Bleib zufrieden und genieß dein Leben.

 

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