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Die ultimative Checkliste für deine Delegation

Feld im Grünen

Die ultimative Checkliste für deine Delegation

Vier Fragen, die du dir stellen solltest bevor du delegierst

Die Sonne scheint und es riecht nach gebratenem Fleisch. Dieter und Sonja stehen an der Dönerbude und machen Mittagspause. „Mir ist einfach nicht klar, warum ich den Bericht nochmal überarbeiten soll“, sagt Dieter zu Sonja. „Ich hab alles so gemacht, wie es gefordert wurde. Und jetzt soll ich das Ganze kürzen. Hätt ich das vorher geahnt, hätte ich mir nicht so viel Mühe gegeben.“ Dieter sieht traurig aus. „Ja, das kenn ich“ erwidert Sonia. „Bevor ich zuviel mache, mach ich erstmal nur das Nötigste. Ich muss jedenfalls immer nacharbeiten. Ich mache genau das, was unser Chef haben will, und wenn ich fertig bin, dann fällt ihm noch was ein, was er braucht. Ich hab den Eindruck, der weiß selbst nicht genau, was er will. Bei Edgars Chef ist das viel besser, der macht klare Ansagen und hält sich auch dran …..“

 

Mach Delegieren zur Routine

Grundsätzlich gilt: Alle Aufgaben können delegiert werden. Das heißt natürlich nicht, dass es Sinn macht, alles zu delegieren. Man sollte es sich zur Gewohnheit machen. Routine- und Standardaufgaben sollten an diejenigen delegieren werden, die dafür zuständig sind.

Führungskräfte werden nicht dafür bezahlt, dass sie die Aufgaben selbst erledigen. Sie sollen ihre Mitarbeiter befähigen, alleine oder als Team die Aufgaben auszuführen. Hier ist Delegation an der Tagesordnung, sonst sind Überstunden vorprogrammiert. Gerade als Führungskraft sollte Delegation zur Routine werden. Wenn du Führungskraft bist, solltest du alle Aufgaben außer Führungsaufgaben delegieren. Selbständigen und Unternehmern empfehle ich, Strategieaufgaben bzw. die Entscheidungen hierzu selbst zu erledigen und nicht zu delegieren.

 

Die W-Delegation

Die W-Delegation ist eine einfache Methode zum Delegieren. Sie hilft dir alle wichtigen Informationen zu übergeben. Wenn du darüber nachdenkst, wie du schneller und einfacher delegieren kannst, dann ist diese W-Delegation genau richtig für dich. Die Grundform der W-Delegation beinhaltet die Antworten auf vier Fragen: Wer macht was bis wann mit welchem Ergebnis?

 

1. Wer?

Ganz wichtig ist, wer etwas tun soll. Du solltest jemanden persönlich benennen, der für die Erledigung verantwortlich ist. Ist es eine größere Aufgabe, benennst du einen Verantwortlichen. Dieser kann Teilaufgaben gerne weiterdelegieren.

Lege fest, wer genau die Aufgabe erledigen soll bzw. wer verantwortlich ist. Nicht zum Beispiel „man könnte mal das Abteilungs-Laufwerk aufräumen oder „wir müssen noch Budgetaufstellung zusammen machen“. Benenne die Person, die für die Erledigung der Aufgabe verantwortlich ist.

 

2. Was?

Wenn klar ist, wer was tun soll, informierst du diese Person, welche Aufgabe zu erledigen ist. Was genau soll gemacht werden? z.B. eine Auswertung erstellen, etwas zusammenbauen, recherchieren. Hier beschreibst du die Tätigkeit, die du erwartest.

 

3. Bis wann?

Ich erlebe oft, dass delegiert wird, was man tun soll aber nicht, in welchem Zeitraum das Ergebnis erwartet wird. Wenn du keine Zeitangabe machst, darfst du dich natürlich auch nicht wundern, wenn nichts geliefert wird oder zu spät. Also sag bei deinen Delegationen immer dazu, bis wann du das Ergebnis brauchst.

 

4. Mit welchem Ergebnis?

Bei der Antwort auf die vierte Frage stellst du klar heraus, welches Ergebnis mit Erledigung der Aufgabe angestrebt wird.

Brauchst du beispielweise einen Bericht, wo ein Projekt gerade steht, lautet die Aufgabe „Projektstatusbericht erstellen“ (Nr.2 Was ist zu tun?). Wie der Bericht aussehen soll und welches Details du erwartest, ist dir bestimmt klar. Ist es eine ausführliches Dokument mit Anlagen oder eine kurze zweiseitige Präsentation mit den Eckdaten oder eine kurze E-Mail mit den wichtigen Ergebnissen, Risiken und nächste Schritte?

Sag dem Delegationsnehmer, welches Ergebnis du erwartest, um Mißverständnisse zu vermeiden. Es lohnt sich auch anzugeben, was nicht gemacht werden soll 🙂

 

Weiterentwicklung: Wie und wozu?

Diese sogenannte 4W-Delegation (4 Fragen) lässt sich auch noch ausbauen. Du kannst die Art und Weise, wie die Arbeit erledigt werden soll (Wie?) vorgeben oder das Ziel bzw. eine Vision mitgeben (Wozu?).

Bei der Delegation an Kollegen oder Mitarbeiter würde ich persönlich das WIE nur vorgeben, wenn es wichtig ist für den Prozess ist oder nur bestimmte Ressourcen eingesetzt werden sollen.

Dem Delegationsnehmer hilft es, wenn du ihn dem du noch das Ziel, den Zweck oder die Vision mitgibst, wozu er die Aufgabe erledigen soll.

 

Kontrolle, ob Botschaft angekommen ist und wie der Fortschritt ist

Die meisten Delegierer denken wenn sie die Aufgabe klar weitergegeben haben, ist die Delegation erledigt. In den meisten Fällen wird das auch so sein. Ich empfehle, kurz zu prüfen, was angekommen ist. Frag einfach deinen Kollegen/Mitarbeiter, was er verstanden hat. Weiterhin solltest du klären, ob er alle nötigen Ressourcen hat. Wenn der Auftrag klar ist, kann losgelegt werden. Achte darauf, dass du die Aufgabe nicht zurückdelegierst bekommst. No Monkey Business!

Auch zwischendurch empfiehlt es sich, sich zu erkundigen, wo die Aufgabe gerade steht. Je nach Delegationsnehmer ist der Fortschritt der Aufgabe unterschiedlich zu kontrollieren. Dieses Erkundigen nach dem Fortschritt wird nicht immer als Kontrolle empfunden. Je öfter man sich erkundigt, wie der Stand der Aufgabe ist, desto wichtiger kann der Delegationsnehmer die Erledigung seiner Aufgabe empfinden.

Ein schöner Zusatzeffekt ist, dass man dadurch auch früher auf Probleme aufmerksam wird oder unterstützen kann, wenn Unklarheiten auftauchen.

 

Zusammenfassung

Wenn du dir vor dem Delegieren alle vier W-Fragen beantwortest, wird es für die Delegationsnehmer klarer, was zu tun ist. Wer macht was bis wann mit welchem Ergebnis? Diese Angaben solltest du mindestens in deiner Delegation haben.

Gebe bei Bedarf an, auf welche Weise und wozu die Aufgabe erledigt werden soll. Das wird weitere Klarheit schaffen.

Viel Spaß beim Anwenden der W-Delegation. Schreib mir in den Kommentaren, wie du delegierst und welche Erfahrungen du gemacht hast.

Bleib zufrieden und genieß dein Leben.

4 Gedanken zu „Die ultimative Checkliste für deine Delegation

  1. An sich stimme ich den Punkten zu. Mir fehlt aber irgendwie die Betrachtung aus unterschiedlichen Perspektiven. Vielleicht gibt es ja irgendwann noch einen Artikel darüber, welche Probleme delegieren mit sich bringt.

    Der Begriff ist ja mittlerweile in aller Munde und dennoch sehe ich die wenigsten Führungspersonen in der Lage damit umzugehen.

    Es ist nämlich der Trend zu sehen, dass überall herumdelegiert wird und mehr und mehr Verantwortlichkeiten von oben nach unten herunterdelegiert werden. Dass verpackt man dann hübsch unter dem Begriff Empowerment. Mehr Aufgaben und mehr Verantwortung für das gleiche Gehalt natürlich und am Ende kommt dann oft nicht einmal Wertschätzung dabei herum.

    Gleichzeitig werden den Delegierten immer mehr Hürden, wie eingeschränkte Zugriffsrechte vor die Füße gestellt.
    Hinzu kommen auch häufiger demotivierende Handlungen dazu, wie eingefrohrene Zusatzleistungen und jedes Jahr ein neues Blatt das man unterschreiben muss, damit man selbst für dies und jenes haftet, etc.

    Auch das Wort Vertrauen und Freiheit und anerkennen der Fachlichen Kompetenz fehlt mir im Text komplett.

    Nun kann man vieleicht davon ausgehen, dass die Menschen die sich auf deiner Webseite fortbilden evtl. klar darüber sind, in der Arbeitswelt sieht man davon aber leider viel zu wenig.

    Mein Fazit, delegieren sollten alle Führungskräfte, damit sie sich auf ihre Aufgaben konzentrieren können, ABER sie haben verdammtnochmal die Verpflichtung ihr unterstelltes Team nach oben hin voll und ganz den Rücken zu stärken und benötigte Ressourcen klar und deutlich zu machen. In JEDEM Unternhemen habe ich bisher davon nichts gesehen. Wenn CEO XY vor der Tür steht wird nur Theater gespielt.

    1. Hallo Björn,
      danke für deine wichtigen Anregungen und dein Fazit.
      Ich gebe dir recht, auf die Probleme beim Delegieren bin ich nicht eingegangen, mir ging es erstmal darum, meinen Lesern eine einfache Technik an die Hand zu geben. Dass die Voraussetzungen, wie Vertrauen, fachliche Kompetenz und auch operative Kompetenz gegeben sein müssen, sollte klar sein. Das ist es eventuell nicht überall. Gerade weil einige Führungskräfte Schwierigkeiten beim Delegieren haben, war die Darstellung der Delegationstechnik bei mir im Fokus.

      Die Verantwortlichkeit bleibt bei der Führungskraft. Dass im Sinne von Empowerment immer mehr Verantwortung mitdelegiert wird, finde ich auch nicht in Ordnung. Jeder Mitarbeiter, egal ob Führungskraft oder nicht, sollte für seine Leistung anerkannt und entsprechend seinem Verantwortungsbereich entlohnt werden.

      Ja, und deinem Fazit stimme ich absolut zu. Führungskräfte sollten sich vor das Team stellen, um die Mitarbeiter zu schützen, wenn wirklich mal ein Fehler im Team passiert ist. Gute Führungskräfte übernehmen die Verantwortung für Fehler in ihrem Team. Bei Erfolgen des Teams sollte sich die Führungskraft hinter ihr Team stellen und das Team feiern. Ich wünsche dir, dass du ein Unternehmen findest, in der eine offene und wertschätzende Führungskultur gelebt wird. Es gibt einige. Meiner Meinung nach sollten es viel mehr werden.
      Schönes Wochenende
      Silvia

  2. „DELEGATION“ meint auch, „eine Gruppe von Personen, die im Auftrag“ von jemanden handelt.

    Ich hätte die Headline anders formuliert.
    Ist aber gut gemacht der Beitrag.

    1. Hi Mark,
      danke für deinen Kommentar. Ja, die Delegation als Gruppe von Geschäftsträgern ist nicht gemeint 😉
      Freue mich, dass dir der Beitrag gefällt.
      Wünsche dir einen schönen Feiertagsabend!
      Gruß
      Silvia

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